Kebijakan Privasi
Terakhir diperbarui: 28 April 2026
Selamat datang di KSystem Workspace. Kami sangat menghargai privasi Anda dan berkomitmen untuk melindungi data pribadi serta dokumen perusahaan Anda. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi informasi Anda saat menggunakan layanan kami.
1. Informasi yang Kami Kumpulkan
Untuk memberikan layanan otomasi administrasi yang optimal, kami mengumpulkan beberapa jenis informasi berikut:
- Informasi Pendaftaran: Alamat email, nama perusahaan, bidang usaha, dan nomor WhatsApp yang Anda berikan saat mendaftar secara manual atau melalui otentikasi Google (Single Sign-On).
- Data Dokumen: Teks, materi, atau file (PDF/Word/TXT/Gambar) yang Anda unggah ke dalam sistem untuk diproses oleh layanan AI (Pembuat SOP, Surat AI, Kompres Foto, PDF Merger).
- Data Transaksi: Riwayat pembelian koin (Top-Up) dan informasi paket langganan. Kami tidak menyimpan informasi kartu kredit atau PIN Anda; seluruh pemrosesan pembayaran dilakukan secara aman melalui metode pihak ketiga (Midtrans).
2. Bagaimana Kami Menggunakan Informasi Anda
Informasi yang kami kumpulkan digunakan secara eksklusif untuk tujuan operasional layanan, termasuk:
- Mempersonalisasi hasil dokumen (SOP, Surat) sesuai dengan profil perusahaan Anda.
- Memproses instruksi AI ke penyedia model bahasa (Google Gemini) untuk menghasilkan konten.
- Mengirimkan notifikasi penting seperti konfirmasi pendaftaran, pengingat pembayaran (tagihan), dan pembaruan sistem via Email atau PWA Push Notification.
- Menganalisis penggunaan sistem untuk membatasi kuota penggunaan sesuai dengan level akun (Tier Free, Starter, Pro).
3. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga
Sistem kami terintegrasi dengan beberapa layanan pihak ketiga yang aman dan tepercaya untuk menjalankan fungsionalitas inti:
- Google (Gemini AI API): Materi teks dan dokumen yang Anda masukkan dikirim ke server Google untuk diproses menjadi rangkuman SOP atau surat. Kami mengonfigurasi API untuk meminimalkan penyimpanan data, dan data Anda tidak digunakan untuk melatih model kecerdasan buatan publik Google.
- Pollinations AI: Digunakan secara anonim untuk menghasilkan gambar ilustrasi bebas hak cipta berdasarkan teks SOP Anda.
- Midtrans (Payment Gateway): Informasi email dan nama dikirim ke Midtrans secara aman untuk menghasilkan tautan pembayaran saat Anda melakukan Top-Up Koin.
4. Keamanan dan Penyimpanan Data
Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis yang ketat untuk melindungi data Anda. Kata sandi dienkripsi dengan standar Bcrypt yang kuat. Dokumen hasil olahan (Riwayat SOP) disimpan di database kami agar Anda dapat mengakses atau mengeditnya di kemudian hari. File gambar yang dihasilkan oleh AI diunduh dan disimpan secara aman di server kami untuk menjamin kelancaran pembuatan file PowerPoint (.pptx).
5. Hak Pengguna Atas Data
Anda memiliki kendali penuh atas data Anda di dalam Workspace:
- Akses dan Edit: Anda dapat memperbarui informasi profil perusahaan di halaman pengaturan akun.
- Penghapusan: Anda dapat menghapus riwayat dokumen presentasi (SOP) secara mandiri kapan saja. Anda juga dapat mengajukan permohonan kepada Administrator untuk menghapus seluruh akun dan data transaksi Anda secara permanen.
6. Perubahan Kebijakan Privasi
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu seiring dengan penambahan fitur baru (seperti Jobdesk AI). Setiap perubahan yang signifikan akan diberitahukan kepada Anda melalui email atau pengumuman di Dashboard aplikasi.
7. Hubungi Kami
Jika Anda memiliki pertanyaan, kekhawatiran, atau permintaan terkait pengelolaan privasi dan data Anda, silakan hubungi administrator layanan melalui kontak resmi perusahaan atau menu kendala di dalam Dashboard.